Ferramentas de gestão de projetos: 5 opções do Microsoft 365

Para alcançar bons resultados no desenvolvimento de produtos, serviços e estratégias, é essencial investir em ferramentas de gestão de projetos.

Essa é uma maneira de criar um diferencial para a sua empresa, já que a automatização de processos de gerenciamento contribui para a otimização do tempo, aumento da produtividade e redução de custos.

Então, se adquirir soluções para esse fim está nos seus planos de negócio, vale a pena conhecer as ferramentas do Microsoft 365. 

Elas são adequadas para as mais diversas fases e demandas de projetos, além de promoverem mais eficiência e praticidade para a sua rotina corporativa.

Quer conhecê-las? Neste artigo, você confere 5 ferramentas do Microsoft 365 para gestão de projetos. Continue a leitura!

O que são e por que usar ferramentas de gestão de projetos?

As ferramentas de gestão de projetos, ou Project Management, são soluções que visam facilitar a execução das etapas de um projeto.

Por exemplo, suponha que sua empresa deseja criar um novo produto para ser lançado ainda esse ano. O primeiro passo seria elaborar um planejamento, concorda?

E esse planejamento precisaria conter os custos previstos, tarefas, cronograma, pessoas envolvidas, entre outros detalhes fundamentais para alcançar o objetivo esperado.

Porém, seria possível executar o seu plano — especialmente se o projeto for mais complexo — sem a ajuda de recursos que centralizem tudo isso? 

A resposta é: sim, mas a chance de erros no percurso e, por consequência, de resultados de baixa qualidade é bem maior. Afinal, é extremamente difícil organizar tantos processos manualmente.

E você sabia que, segundo a PwC, 77% dos projetos de alta performance utilizam algum software de gestão? Ou seja, contar com o apoio de sistemas para gerenciamento de projetos traz mais perspectivas de sucesso para o produto final.

No geral, essas ferramentas permitem: 

• Implementar ações com mais rapidez;
• Controlar o andamento dos projetos;
• Ajudar na organização e delegação de tarefas;
• Estipular datas de entrega;
• Facilitar a comunicação entre os envolvidos;
• Obter um panorama completo da evolução do projeto;
• E mais.

Quais são as 5 ferramentas de gestão de projetos do Microsoft 365?

Agora que você já sabe a importância das ferramentas de gestão de projetos, vale a pena conhecer algumas delas. 

A seguir, reunimos 5 opções do Microsoft 365, uma das maiores plataformas de colaboração e produtividade do mercado que, além de ser confiável e integrada, dispõe de soluções para as principais fases e necessidades do seu projeto. Confira:

Project

O Microsoft Project é um software completo de gerenciamento de projetos e que está na lista dos mais populares entre empresas ao redor do mundo, de acordo com dados da Datanyze.

A proposta dessa ferramenta é simplificar projetos, desde a idealização até a entrega. Ela é versátil, integrada a outros apps do Microsoft 365 e possui inúmeros recursos que funcionam independentemente da complexidade das suas iniciativas de negócio.

Além disso, o MS Project permite a escolha dos métodos que melhor atendam às necessidades de cada organização, o que torna a plataforma bastante flexível. 

Conheça algumas de suas principais facilidades:

• Trabalhar em conjunto e de qualquer lugar;
• Criar listas de tarefas, organizando-as conforme o tempo e prioridade;
• Visualizar os detalhes de cada projeto, com painéis interativos e baseados em Business Intelligence;
• Automatizar fluxos de trabalho;
• Criar cronogramas detalhados.

Planner

Da mesma forma, o Microsoft Planner também auxilia na gestão de projetos, mais precisamente no planejamento e organização de tarefas corporativas.

Assim como o MS Project, ele é intuitivo e integrado à diversas ferramentas para tornar o seu ambiente de gerenciamento ainda mais robusto. 

Com o Planner, ainda é possível:

• Criar quadros Kanban em poucos minutos;
• Trabalhar de qualquer lugar;
• Organizar tarefas em equipe;
• Acessar e/ou incluir detalhes avançados, como data de conclusão de cada tarefa, rótulos, arquivos etc;
• Verificar o status das tarefas através de gráficos.  

SharePoint

O Microsoft SharePoint também é bastante útil para a gestão dos seus projetos. A plataforma serve para armazenar, gerenciar e compartilhar conteúdos, sendo um ótimo aliado para o trabalho em equipe.

Tudo isso de forma simples, personalizável e avançada, facilitando a colaboração e transformando os seus processos corporativos por meio da criação de sites e gerenciamento de tarefas, por exemplo.

O SharePoint é multifuncional e garante inúmeros benefícios em produtividade e eficiência operacional. 

Confira outras funcionalidades:

• Compartilhe arquivos, dados, notícias e recursos;
• Trabalhe de qualquer lugar;
• Pesquise e encontre informações rapidamente;
• Crie calendários compartilhados;
• Armazene documentos na nuvem;
• Automatize o preenchimento de formulários.

Teams

Uma etapa fundamental da gestão de qualquer projeto é, sem dúvidas, a comunicação entre as partes envolvidas. E o Microsoft Teams pode ajudar nesse aspecto.

A ferramenta, que conta com cerca de 280 milhões de usuários ativos e é uma das mais adotadas globalmente, foi desenvolvida especificamente para conectar pessoas e organizações por meio de um ambiente unificado de colaboração. 

Com ele, é possível realizar videoconferências, conversar por chat, fazer chamadas em grupo e muitas outras possibilidades para o dia a dia de trabalho híbrido ou remoto.

O Teams ainda pode ser integrado tanto às aplicações do Microsoft 365 quanto a apps externos, por exemplo, o Google Agenda. Para aprender a fazer essa integração, confira o nosso tutorial completo de como integrar o Teams ao Google Agenda em 9 passos.

Veja mais funções da plataforma:

• Encontrar, compartilhar e editar documentos em tempo real, com os aplicativos Word, PowerPoint e Excel;
• Criar e interagir em chats individuais ou em grupo;
• Fazer ligações de áudio e vídeo;
• Realizar transferências de chamadas.

Power Automate

Entre as opções de ferramentas de gestão de projetos, o Microsoft Power Automate é a que vai te ajudar a automatizar tarefas e processos.

Isso significa que essa solução, a partir de pouco código (low-code), contribui para criar fluxos de trabalho automatizados, eliminando atividades repetitivas e otimizando a rotina empresarial.

O Power Automate pode ser integrado a centenas de apps, como o SharePoint, OneDrive, entre outros. 

Suas funcionalidades incluem:

• Criar processos automatizados usando ferramentas do tipo “arrastar e soltar”
• Usar modelos e conectores pré-prontos
• Criar e gerenciar arquivos em aplicativos
• Sincronizar arquivos 
• Receber notificações

Coletar dados para transformá-los em relatórios.

Quer começar a utilizar ferramentas de gestão de projetos na sua empresa? Conte com o suporte especializado da Brinov!

Somos parceiros da Microsoft e, juntos, podemos te ajudar a adquirir as soluções digitais mais adequadas para a execução dos seus planejamentos de negócio.

Entre em contato conosco e fale com a nossa equipe para mais informações!