Software de produtividade para trabalho em equipe: 4 opções

Os dados sobre trabalho e produtividade podem ser mais impressionantes do que você imagina: um estudo conduzido no Reino Unido apontou que, em um dia de trabalho, os colaboradores se sentiam produtivos apenas por 2 horas e 53 minutos, em média. Será que os softwares de produtividade podem reverter esse cenário?

Não se trata de aumentar o controle ou implementar cobranças excessivas. Mas sim de criar um ambiente propício, adequado e com ferramentas para impulsionar o desempenho dos funcionários. 

Um dos segredos para isso acontecer é entender o trabalho em equipe como um ativo essencial para a organização e, a partir disso, direcionar recursos para que ele aconteça da melhor forma possível.

A importância do software de produtividade para o trabalho em equipe

Não importa se sua empresa adota o modelo de trabalho remoto, presencial ou híbrido. O fato é que, em um mundo cada vez mais conectado, acelerado e dinâmico, a utilização de softwares de produtividade torna-se indispensável para garantir a eficiência na execução de tarefas. 

De forma bem objetiva, os softwares de produtividade são aplicativos ou plataformas desenvolvidos para otimizar os processo no ambiente de trabalho.

Na essência desse tipo de ferramenta estão as seguintes motivações:

• Simplificação de tarefas;
• Melhoria da colaboração; e
• Facilitação da gestão.

Com isso, aumentam o desempenho e a produtividade individual e coletiva dos membros de uma equipe.

Maximizando a colaboração eficiente

Os softwares de produtividade são grandes facilitadores da colaboração em uma equipe e entre times diferentes. 

Afinal, contam frequentemente com recursos que possibilitam a comunicação instantânea, compartilhamento de arquivos em tempo real e a edição de documentos de forma conjunta e simultânea.

Quebrando barreiras de localização

Não são poucos os artigos disponíveis online que apontam que a expansão de negócios passa pela diversidade geográfica. Seja para o caso de um crescimento nacional ou, até mesmo, global.

Para viabilizar esse processo, superar os desafios de contratar apenas colaboradores locais é essencial.

E, nesse cenário, os softwares de produtividade são, simplesmente, indispensáveis. Para tanto, devem incluir ferramentas avançadas de videoconferência e colaboração em tempo real, que não só aproximam virtualmente colegas que estão fisicamente distantes, mas também contribuem para o fortalecimento da cultura organizacional. 

Dessa forma, a localização deixa de ser uma barreira, permitindo que equipes trabalhem de maneira coesa, independentemente da distância física.

Recursos importantes a serem considerados em um software de produtividade

Ao analisar as ferramentas disponíveis, é importante antes compreender quais são as prioridades para a organização, considerando os processos atuais e as necessidades futuras previstas.

Aqui estão alguns elementos fundamentais a serem considerados:

Acompanhamento de tarefas e colaboração em tempo real

Ferramentas que oferecem recursos de acompanhamento em tempo real permitem que os membros da equipe visualizem o progresso das tarefas instantaneamente e consigam, de forma simultânea, colaborar em documentos, planilhas e apresentações.

Integração com outras ferramentas

A capacidade de integração com outras ferramentas e aplicativos utilizados pela equipe é um aspecto crítico, que influencia fortemente a inclinação dos colaboradores para adotar novos softwares em sua rotina. 

Entre as vantagens disso é possível citar que as informações não ficarão isoladas “em silos”, haverá maior consistência de dados e o fluxo de trabalho será muito mais eficiente.

Segurança e controle de acesso

A segurança das informações deve ser, sem dúvidas, uma prioridade. Por isso, procure por ferramentas que ofereçam recursos avançados de controle de acesso e outras medidas de proteção, para garantir que informações sensíveis estejam seguras.

Automação de tarefas repetitivas

Outro aspecto interessante é lembrar que ferramentas que oferecem automação de tarefas rotineiras ajudam a reduzir a carga de trabalho manual. 

O benefício em termos de ganho de produtividade é simples de perceber. Mas esse tipo de recurso contribui para que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas e criativas, o que pode levar a ganhos em inovação e competitividade.

Segurança e confiabilidade em softwares de produtividade colaborativos

Nem todas as opções do mercado oferecem os recursos necessários para garantir a proteção das informações e, como reforçamos anteriormente, a adoção de softwares de produtividade colaborativos oferece inúmeras vantagens, mas a segurança e confiabilidade dessas ferramentas são considerações críticas. 

Garantindo a privacidade dos dados

Para certificar-se da privacidade das informações sensíveis, é fundamental contar com protocolos de segurança como:

• Criptografia de ponta a ponta: garante que todas as comunicações e dados compartilhados dentro da plataforma sejam incompreensíveis para qualquer pessoa não autorizada.
• Certificações de segurança: certificações reconhecidas internacionalmente, como ISO 27001, confirmam a existência práticas sólidas e consistentes de segurança da informação.

Necessidade de manutenção e atualização contínua

A cada dia surgem novas ameaças virtuais. Por isso, os fornecedores de software de produtividade precisam mostrar que compreendem que a segurança não é uma medida estática, mas requer esforços contínuos. 

Isso envolve:

• Correção de vulnerabilidades: atualizações regulares garantem que a empresa se preocupa em corrigir qualquer problema descoberto.
• Adaptação a novos desafios: a evolução constante das ameaças cibernéticas exige que os softwares estejam preparados para novos riscos.
• Estabilidade: softwares bem mantidos não apenas oferecem maior segurança, mas também garantem estabilidade operacional, que facilita a fluidez do trabalho e gera maior confiança da equipe na ferramenta.

4 opções de software de produtividade para implementar na sua empresa

Entre as opções confiáveis disponíveis no mercado, destacamos:

Dropbox

O Dropbox oferece soluções focadas no armazenamento e compartilhamento em nuvem, proporcionando fácil acesso e colaboração em documentos entre membros da equipe.

Microsoft 365

Já o Microsoft 365 oferece um pacote completo de ferramentas de comunicação, incluindo o Outlook, que possibilita a gestão de emails e calendários.

Ainda, ao disponibilizar serviços como o OneDrive e o Teams, a Microsoft cria um ambiente que serve para armazenamento, colaboração e comunicação na nuvem.

Google Workspace

O grande destaque do Google Workspace é a possibilidade de colaboração em tempo real, permitindo que múltiplos usuários editem simultaneamente documentos, planilhas e apresentações.

Também permite fazer a gestão de agenda, o uso do Google Meet para realização de videoconferências, entre outros recursos, tão completos quanto o Microsoft 365, seu principal concorrente.

Freshservice

O Freshservice oferece uma central de tickets, que facilita o acompanhamento e a resolução eficiente de problemas.

Recursos de automação agilizam processos e reduzem significativamente o tempo gasto em tarefas manuais, contribuindo para o ganho de produtividade.

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Escolha as ferramentas certas para o seu negócio

É possível potencializar a eficiência, eliminar barreiras e maximizar a colaboração da sua equipe ao adotar softwares de produtividade. 

Ao longo do texto, exploramos a importância dessas ferramentas, destacando recursos cruciais e a relevância da segurança de dados para uma que você faça uma boa escolha. 

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